Praktické nástroje pro práci z domu

Práce z domova je pro mnoho lidí noční můrou. Boj s produktivitou, izolace, nikdy nekončící práce, složitá domluva i předávání úkolů. Home office si žádá disciplínu a není pro každého. Ale během pandemie se s ní potýkají i ti, kteří na to takříkajíc nemají buňky. A proto jsme dali dohromady nástroje a tipy na zpříjemnění práce z domova.

Využijte stav nouze a seznamte se s novými nástroji. Většinu z nich si určitě zamilujete a budete je používat dál i po návratu do kanceláře. Ty, které uvádíme, jsou jen zlomek toho, z čeho můžete vybírat.

Mějte řízení projektů pod kontrolou

Při organizaci práce z domova, ale i mimo něj, se hodí aplikace pro osobní a firemní plánování úkolů.

Řízení velkých projektů

Basecamp je přehledná aplikace k řízení projektů, na kterých pracuje větší množství lidí. Je on-line a přistupuje se do ní z webového prohlížeče. Basecamp vám umožní přehledně rozdělit a naplánovat práci. Také vytvořit týmy a projekty, které můžete dále dělit na sekce, vytvářet v nich úkoly a konkrétnější podúkoly.

V Basecampu si vyměňujete zprávy nebo chatujete v reálném čase, sdílíte dokumenty, kalendáře a sledujte odpracovaný čas. Úkoly zadáváte přes To-Do listy, důležité informace k projektu si můžete napsat do formátovatelných dokumentů připojených k projektu. Informace o dění v projektech budete automaticky dostávat e-mailem nebo do RSS čtečky.

V [Advisio] nedáme na Basecamp dopustit, mimo výše zmíněné si v něm vedeme projektový deník, kde každý vidí, co se v daném projektu událo. Noví členové týmu se díky tomu snadno zorientují.

Další nástroje k řízení projektů je české Freelo nebo Projektově, které vám dají přehled, na čem pracují vaši kolegové a co je potřeba ještě udělat.

Řešení grafiky

Prototypovací nástroj InVision je ideálním pomocníkem při tvorbě a designování aplikací a webů. Do on-line grafického návrhu snadno zanesete komentáře jak vy, tak klienti. Připomínkování je rychlejší a přehlednější než u statických návrhů.

Osobní organizace úkolů a řízení menších projektů

Trello slouží k sestavování seznamů úkolů a dílčích podúkolů. Každý úkol můžete popsat, vysvětlit, co je potřeba, a připojit k němu relevantní přílohy i termín a sdílet ho s dalšími lidmi. Každý ví, co a do kdy má udělat.

Ukládejte, předávejte a upravujte dokumenty on-line

Při práci na dálku spravujte dokumenty on-line přes cloudová úložiště. Zjednoduší vám to procesy a ušetříte čas při předávání a úpravách. Prostor v Cloudu si můžete buď pronajmout, nebo si pořídit vlastní.

K pronájmu

Nejpoužívanějším webovým úložištěm je Google Disk. K práci s dokumenty nabízí kancelářskou sadu editorů Google Docs. V rámci ní lze vytvářet textové dokumenty, tabulky, prezentace i náčrty. Dokumenty se synchronizují napříč různými zařízeními a můžete je upravovat nebo komentovat v týmu.

Výhodou je, že můžete dle svého uvážení nabízet přístupy i lidem zvenčí. Google dokumenty lze stahovat v nejpoužívanějších formátech například .doc, .csv, .pdf, .html, .zip nebo .xlsx. Díky tomu jsou kompatibilní i s jinými textovými či tabulkovými procesory.

Převádění on-line dokumentu z Google Docs do nejpoužívanějších formátů.

Google nabízí zdarma 15 GB, pokud chcete víc, budete muset platit. Zvažte, kolik dat potřebujete ukládat, a spočítejte si, zda vás v dlouhodobém horizontu nevyjde lépe nákup vlastního úložiště.

Vlastní server

V [Advisio] používáme Google disk spíše okrajově. Na ukládání dat máme vlastní cloudové úložiště tzv. firemní NAS server s velkou kapacitou. Ten nabízí pohodlný přístup k datům pro všechny členy týmu. Odkudkoliv.

Komunikujte v reálném čase

K rychlé komunikaci vám poslouží Skype, Google Hangout nebo Slack. Máte na výběr mezi chatem, hovorem a videohovorem. Slack je ideálním spojencem při interní komunikaci s týmem. Google Hangout a Skype se hodí ke komunikaci s lidmi zvenčí. Vašim klientům tak můžete nabídnout virtuální schůzku, na které vyřešíte to, co je potřeba.

Sdílejte obrazovky

Obraz mnohdy řekne víc než tisíc slov. To, co vám kolega v kanceláři ukáže během 30 sekund, může na dálku zabrat i desítky minut. Ušetřete si čas a nedorozumění a prostě sdílejte nebo si nechte nasdílet obrazovku. Snadno ukážete, co máte na mysli. K tomu účelu můžete použít Skype, Screenleap, ezTalks Meetings nebo GoToMeeting.

Měřte si čas

Pokud v práci používáte nástroje na měření času, které se nedají do domácího prostředí jen tak přenést, vybrali jsme pro vás užitečné alternativy. V základních verzích jsou zdarma a získáte díky nim přehled, jak dlouho a na čem vy a vaši kolegové pracujete.

Toggl je jedna z nejpopulárnějších on-line aplikací na měření času. Nabízí přehledné reporty za dané časové úseky, za jednotlivé klienty nebo projekty. Časy se zadávají manuálně a lze je upravovat zpětně. Dá se používat v týmu.

Everhour je obdoba Togglu. Zaměřuje se na práci v týmech, a navíc se dá propojit s nástroji na řízení projektů a zadávání úkolů, jako je třeba Basecamp, Asana, GitHub nebo Trello.

ManicTime je software, který vám po nainstalování do počítače měří čas automaticky. Stačí, když zadáte začátek a konec pracovní doby. Program běží na pozadí a mapuje, kolik času jste strávili v jaké aplikaci nebo na webu.

V [Advisio] používáme vlastní řešení a čas strávený na projektech měříme doma stejně jako v kanceláři. O přechodu na home office jsme tak mohli bez jakýchkoliv omezení rozhodnout ze dne na den.

Zvyšte domácí produktivitu

Pokud máte doma problém s koncentrací, vyzkoušejte jednoduchou metodu pro plánování času – techniku Pomodoro. Spočívá v rozdělení práce do 25minutových intervalů, během kterých se pekelně soustředíte na jednu činnost, bez proklikávání sociálních sítí, čtení zpráv nebo koukání z okna. Mezi intervaly máte krátké 5minutové a dlouhé 10minutové pauzy na libovolnou prokrastinaci.

Webová minutka Tomato-timer.

[1] Než začnete, napište si, s jakými úkoly potřebujete pohnout.

[2] Vyberte si jeden, kterému se bude věnovat. Nedávejte si žádné další cíle, jako odepíšu na 10 e-mailů. To by vás zbytečně dostávalo pod tlak.

[3] Zapněte si časovač. S měřením jednotlivých intervalů vám pomůže on-line minutka Tomato timer. Následujících 25 minut se soustřeďte jen na vybraný úkol.

[4] Po zaznění zvukového signálu máte nárok na 5minutovou pauzu a po čtvrtém intervalu na 10minutovou přestávku. Oddech nevynechávejte. Rychleji se unavíte a závěru toho uděláte méně a pomaleji.

[5] Celý proces opakujte, dokud nebudete mít hotovo.

Vytvořte si domácí pracovní rutinu

Nástroje byste měli. Teď už si jen udržet morálku. I když pracujete z domu, dodržujte pracovní režim, podobně jako byste chodili do práce. To vám pomůže s oddělením práce a volného času. Převlečte se z pyžama, upravte se, sedněte si ke stolu nebo alespoň na gauč, ale hlavně nezůstávejte v posteli. Vytvořte si pohodlný pracovní kout, kde se budete cítit dobře.